Frau Müller soll einen neuen Mitarbeitenden einstellen. Die Person ist bereits bekannt, alle Gespräche sind geführt, die Eckdaten des Vertragsverhältnisses sind klar. Nun warten viele Aufgaben auf sie, die sich über mehrere Wochen verteilen. Neben der klassischen BR-Anhörung mit der Rücklaufkontrolle, der Vertragserstellung mit Unterschrifteneinholung, dem Laufzettel als Information für alle Beteiligten, den Onboarding-Schritten und vielem mehr verliert Frau Müller schnell den Überblick, was noch zu tun ist und was bereits erledigt ist. Gottseidank hat sie eine manuelle Checkliste, auf dem alles vermerkt ist und wo sie sukzessive Erledigtes abhakt. Auf der Checkliste sind auch Spezifika vermerkt. So weiß sie genau, bei welcher Zielgruppe, welche Onboarding Schritte notwendig sind und welche Pflichtdokumente für welche Tätigkeitsschwerpunkte notwendig sind.
Im Zuge der Digitalisierung und ob dies nun SAP SuccessFactors ist, Loga von P+I, Rexx, Perbit oder wie sie auch alle heißen, kann sie zwar die BR-Anhörung als digitalen Workflow durchführen. Sie kann sogar einen Vertrag aus dem System erzeugen und sich digitale Wiedervorlagen setzen, doch den gesamten Ablaufprozess also ihre Vorgangscheckliste kann sie nirgendwo hinterlegen. So druckt sie die Checkliste weiterhin aus und legt diese als offenen Vorgang auf ihren Schreibtisch oder speichert diese auf ihrem Laufwerk mit der Prämisse, diese stets bei jedem Schritt wieder zu öffnen, zu ergänzen und neu abzuspeichern. Schön ist diese Lösung nicht. Mag für kleine Unternehmen ja vielleicht grad noch so gehen. Sprechen wir allerdings von einer Vertretungssicherheit und von einer qualitätsmäßigen Sicherstellung der Ablaufprozesse, die via Führungskraft auch kontrolliert werden kann, benötigt es eine Alternative.
Die Lösung heißt Ticket System.
Es ist tatsächlich heute definitiv nicht möglich, die komplexen Checklisten in den klassischen HR-Systemen zu hinterlegen bzw. dann auch noch von einer Rolle zur anderen weiterzuleiten.
Die Vorgangschecklisten können allerdings in einem bereits vorhandenen Ticket-System (was z.B. die IT nutzt) oder in einer Speziallösung hinterlegt werden. Für jeden Geschäftsvorgang öffnet unsere Frau Müller nun ein Ticket. Das Ticket verzeichnet alle notwendigen Arbeitsschritte, die der Prozess benötigt. Bezogen auf die einzelnen Schritte können Informationen (Wissenstransfer) hinterlegt werden, um auch neuen Mitarbeitenden die Einarbeitung zu erleichtern. Pflicht-Checkboxen sichern zu, dass bestimmte Aufgaben, die nicht vergessen werden dürfen, aktiv angehakt werden. Das erleichtert das Führen im Team. Rückfragen zu Kolleg*innen oder auch zu Mitarbeitenden sind aus dem Vorgang möglich, so dass eine datenschutzkonforme Bearbeitung möglich ist. Zudem ist die Vertretung perfekt geregelt. Während einer Abwesenheit von Frau Müller sieht die Vertretung sofort, welche Vorgänge noch offen sind und welche Bearbeitungspunkte zu erledigen sind.
Fazit:
Mithilfe eines Ticket-Systems hebt man die operative Personalarbeit auf eine digitale Ebene und gewährleistet
- Komfortables mobiles Arbeiten
- Transparenz über die eigenen Vorgänge und offenen Aufgaben
- qualitätssichere Ablaufprozesse bis zum 4-Augen-Prinzip
- Transparente Vorgänge für die Leitung aber auch für die Vertretung
Möchten Sie mehr Wissen? Melden Sie sich zu unserem Webinar⧉ an. Wir freuen uns über Ihre Teilnahme.
Ihr HR|next Team
Möchten Sie unsere Neuigkeiten nicht verpassen? Dann registrieren Sie sich für unseren Newsletter.
