Zur Identifizierung der aktuellen HR-IT Landkarte bedarf es drei wesentlicher Faktoren:
1. Aktuelle HR-Software-Anwendungen inkl. der jeweiligen genutzten Module inkl. der Angabe für MSS- oder ESS-Szenarien
2. Aktuelle Lizenzkosten (Miete/Wartung etc.) sowie ggf. Hostingkosten
3. Aktuelle Schnittstellen zu Subsystemen mit entsprechendem Datenfluss
Dieses Schaubild wird für alle Standorte/Gesellschaften/Länder dargestellt.
Zu 1: Aktuelle HR-Software-Anwendung
Idealerweise wird eine Aufstellung gemäß Schaubild erstellt. Unterschiedliche Software-Anwendungen werden in unterschiedlichen Farben vermerkt. Bei jeder Anwendung wird vermerkt, ob diese lediglich für die Personalabteilung oder auch als MSS- bzw. ESS-Szenario etabliert ist. Die weißen Flecken sind Themenfelder, die nicht mit einer Software unterstützt sind.
Zu 2: IST-Kostenermittlung
Für jede Software-Anwendung werden nun die Kosten ermittelt. Dies können laufende Kosten z.B. Mietkosten oder Wartungskosten sein oder auch Betreuungskosten z.B. bei on-prem Lösungen.
Achtung für jede Software-Anwendung muss dies ermittelt werden. Es bietet sich an, jede Software-Anwendung in einer Spalte zu platzieren, um ganz rechts die gesamten Kosten zu rechnen.
Zu 3: HR-IT-Landkarte
Als zusätzliches Schaubild werden die derzeitigen Software-Anwendungen in Form einer Landkarte designt. Hier können nun auch mit Pfeilen die Datenflüsse markiert werden. Das u.a. Beispiel zeigt eine einfache Landkarte für Deutschland. Auch hier sind der Einfachheit halber unterschiedliche Software-Anwendungen in unterschiedlichen Farben designt. Zusätzlich können nun auch Subsysteme mit vermerkt werden wie Active Directory, Fibu etc.
Nach Fertigstellung der HR-IT Landkarte geht es weiter mit der Phase 2 – der Definition des Digitalisierungsbedarfs. Lesen Sie nächste Woche, wie der Digitalisierungsbedarf ermittelt wird und die IT-Prämissen festgelegt werden.
Ihr HR|next Team
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