Nach der IST-Erhebung also Ermittlung welche Software-Anwendungen in welchem Standort/Gesellschaft/Land bereits etabliert ist, geht es darum, auch den künftigen Digitalisierungsbedarf zu ermitteln. Denn um eine HR-IT Strategie abzuleiten, gilt es selbstverständlich die bereits digitalen Prozesse zu berücksichtigen (aktuelle IST-Landschaft) sowie ebenso künftige Anforderungen festzulegen.
Dabei geht es allerdings nicht darum, detaillierte Lastenhefte zu schreiben. Vielmehr erfolgt dies auf einer höheren Flugebene. Ist beispielsweise heute eine Zeitwirtschaft von einem Dienstleister X bereits etabliert – aber Urlaubsanträge erfolgen noch manuell, so ist der Digitalisierungsbedarf die digitalen Urlaubsanträge bzw. digitale Abwesenheitsmeldungen.
Zunächst erfolgt diese Digitalisierungs-Bedarfsermittlung mit Fokus auf einen Standort/Gesellschaft/Land. In der Folge wird geprüft, ob andere Standorte/Gesellschaften/Länder auch denselben Bedarf mit sich ziehen.
Als Tipp sei gesagt, dass international eher Recruiting, Personalmanagement (Stellenplan, Übersicht von Mitarbeitenden mit Entgelt und Verträgen) Benefit in Form von Zielvereinbarungen, Talent sowie digitale Personalakte gesehen werden. Lokale Anwendungen sind in der Regel die Zeitwirtschaft, die Abrechnung sowie Dokumentenerzeugungen. Die Dokumentenerzeugung kann ggf. noch international angedacht werden. Bei der Zeitwirtschaft liegt der Fokus dann eher bei den Abwesenheitsanträgen – also bei den Genehmigungsprozessen. Am Ende fließen diese Workflows in eine lokale Zeitwirtschaft. Das liegt daran, dass insbesondere in Deutschland in der Zeitwirtschaft sehr viele Lohnarten entgeltrelevant werden.
Mithilfe unserer Checkliste „Digitalisierungsbedarf“ können insofern Digitalisierungsbedarfe auf einer hohen Flugebene festgelegt werden. Hier wird vermerkt, welche Zielgruppe (nur HR-Mitarbeitende, Führungskräfte oder Mitarbeitende) künftig welche Informationen sehen und welche Prozesse anstoßen können. All dies mit der Reflexion nur für Deutschland oder global.
Als weiteren Schritt wird der Digitalisierungsbedarf nun in die Übersichtsdatei für die Länder in grau ergänzt. Siehe Beispiel.
Damit steht nun der Digitalisierungsbedarf fest, der in der SOLL-Landkarte ergänzt werden kann.
Neben dem künftigen Digitalisierungsbedarf ist es wichtig, die IT-Prämissen festzulegen.
Für das erste grobe Auswahlverfahren kann man sich auf die wichtigsten Prämissen beschränken nämlich:
· Cloud oder on-prem-Lösung
· Wenn Cloud Lösung – Welche Cloud Anforderungen? (Standort der Cloud, Risiko, Datenschutz etc.)
· Wenn on prem-Lösung, dann gilt es hier bei der IT-Abteilungen Hard- und Software-Prämissen zu erfragen
· Sprachen – welche Sprachen soll die Software-Anwendung abbilden können? Bzw. in welchen Sprachen soll ein Rollout erfolgen?
· Welche Software-Anwendungen, die bereits im Einsatz sind, bleiben definitiv bestehen
Nach Festlegung der IT-Prämissen sowie der künftigen SOLL-Landkarte in Form von Modulen kann nun eine HR-IT-Strategie abgeleitet werden. Wie dies erfolgt, erläutern wir in unserem nächsten Blog.
Ihr HR|next Team
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