Die Umsetzung einer HR-IT-Strategie hängt in der Regel davon ab, wie die IST-Situation ist sowie das gewünschte Zielbild.
Implementierungsstrategie
Auftraggeber haben häufig den Wunsch nach Quick-Wins. Sobald eine Entscheidung für eine Strategie und ggf. auch für eine Systemlandschaft getroffen wird, dann sollten auch sofort messbare Ergebnisse folgen. Messbare Erfolge sind Prozesse, die für Mitarbeitende und Führungskräfte spürbar sind. Eine digitale Personalakte ist für diese Zielgruppe nicht spürbar. Digitale Abwesenheiten dagegen schon.
Allerdings bedarf es für digitale Abwesenheitsanträge auch einen korrekten Stellenplan – also eine Vorgesetztenstruktur (wer ist Chef von wem). Sofern diese Struktur nicht existiert, muss sie zuerst erarbeitet werden. Basis der meisten HR-Systeme ist dann der SOLL-Stellenplan mit den entsprechenden Mitarbeitenden. Ändert sich die Besetzung des Stellenplans zieht sich die Berechtigung entsprechend automatisch.
Sofern Systeme harmonisiert bzw. konsolidiert werden müssen, dann kann dies parallel und sukzessive erfolgen – sofern der Stellenplan nicht davon betroffen ist. Wenn doch, dann wird diese Zielgruppe einfach ausgeklammert und im späteren Projetverlauf berücksichtigt. Schließlich kann es auch künftig vorkommen, dass neue Gesellschaften in die HR-Welt integriert werden müssen.
Welche Module nun in welcher Reihenfolge erfolgen sollten, hängt tatsächlich vom internen Druck ab. Es ist von Vorteil, wenn sichtbare Erfolge zeitnah vorgewiesen werden können. Alternativ bietet es sich auch an, diejenigen Module/ Digitalisierungsmaßnahmen zu lancieren, die den größten ROI bringen. Dies sind u.a. die digitalen Abwesenheitsmeldungen, ein Recruiting System – sofern noch nicht vorhanden, ein Seminarmanagementsystem – sofern noch nicht existent sowie eine automatisierte Dokumentenerzeugung – vorausgesetzt das Unternehmen ist größer als 1000 Mitarbeitende.
Vorsicht bei der Konsolidierung von HR-Systemen. Sofern bereits Recruiting oder Learning Systeme vorhanden sind, liegt der Vorteil der Harmonisierung in der Regel nur darin, dass Führungskräfte eine einheitliche Plattform haben – ggf. eine Schnittstelle entfällt und dass ein System weniger zu administrieren/pflegen ist. Der Aufwand, das System zu migrieren bzw. auch neu zu implementieren ist allerdings erheblich höher. Systeme die gut laufen, sollen demnach immer als letztes ausgetauscht werden.
Sofern insofern bereits ein Recruiting System vorhanden ist, ist meine favorisierte Vorgehensweise wie folgt:
1. Stellenplan/Basis Personalmgt. aufbauen ggf. mit Schnittstellen zum Abrechnungssystem
2. Digitale Entgeltnachweise einführen für das Mitarbeitenden Portal
3. Digitale Abwesenheitsanträge
4. Je nach Unternehmensgröße automatisierte Dokumentenerstellung
5. Seminarmanagement (Learning) aufbauen
6. Digitale Genehmigungsanträge für Führungskräfte und Mitarbeitende (Personalmeldung etc.)
7. Onboarding
8. Personalentwicklung
Die digitale Personalakte ist bewusst nicht in dieser Aufzählung inkludiert. Eine digitale Akte bringt keinen ROI – sie kostet in der Implementierung und im späteren Verlauf ist das Scannen versus Ablegen kein Gewinn. Vielmehr schafft man Transparenz und mobiles Arbeiten. Je nach Situation – zentral geführte HR-Abteilung – versus dezentral geführt, ein Standort – mehrere Standorte – kann die Einführung der Akte mehr oder weniger priorisiert werden.
Ein Reise-Tool (Antrag, Buchung, Abrechnung) ist ebenfalls abhängig von der Masse der Reisen. Viele Reisen und insb. Auslandsreisen würden dazu führen, dass dieses Tool in der Priorität hochrutscht. Sonst ist es eher sekundär zu betrachten.
Zeitplan
Beinahe jedes Modul muss mit mind. 6 Monaten veranschlagt werden. Steht die Basis noch nicht – also Stellenplan mit Vorgesetztenstruktur – dann sind hier zusätzliche Monate notwendig.
Die digitale Personalakte ist aufwändiger, gilt es doch die Akten in der Regel zu bereinigen und dies nimmt Zeit in Anspruch – (meistens ca. 30 Min./Akte).
Um einen realistischen Zeitplan zu erstellen sollten die Aufwände des Dienstleisters mit dem Faktor 1,5 bzw. 2 multipliziert werden. Je nach System arbeitet der Dienstleister mehr und der Kunde weniger oder gar umgekehrt. Existieren keine Angaben über die notwendigen Personentage des Dienstleisters, teilt man einfach die Implementierungssumme (selbstverständlich ohne Lizenzkosten) durch ca. Euro 1.200 Tagessatz und erhält die Anzahl Tage des Dienstleisters. Benötigt dieser dann z.B. 30 Tage zur Einführung eines Recruiting-Systems, wird die Personalabteilung in der Regel ca. 45 Tage investieren müssen. Diese Tage verteilen sich selbstverständlich auf mehrere Personen.
Mit diesem letzten Blog Beitrag endet die Reihe zum Thema HR-IT-Strategie. Gerne stehen wir Ihnen für Rückfragen zur Verfügung.
Ihr HR|next Team
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