Die Einführung eines Recruitings System erfolgt in der Regel in 4 Phasen:
· Konzepterstellung
· Technische Bereitstellung
· Implementierung
· Roll-out
Eine mögliche Migration ist unter dem Punkt Implementierung vermerkt.
Beginnen wir mit der Konzepterstellung und den allgemeinen Fragen.
Grundsätzlich gilt es zu klären, für wen das System überhaupt implementiert wird. Wie viele Gesellschaften sollen es ein? Müssen die Daten untereinander so geschützt sein, so dass Gesellschaft A nur Bewerber in A sieht oder betreut man alle Bewerber gesellschaftsübergreifend? In welchen Ländern soll die Karriereseite erfolgen und in welchen Sprachen? Gibt es bei mehreren Gesellschaften harmonische Prozesse wie Online-Bewerbungsformular, Layout, Kategorien etc.? Soll ein Absprung zu einer zentralen Karriereseite erfolgen oder jede Seite hat ihre eigene Karriereseite, die allerdings in Form einer Datenbank existiert? Welche Absender-Emailadressen sollen etabliert werde?
Im weiteren Verlauf gilt es die inhaltlichen Fragen zu klären:
· Alle Informationen rund um die Anlage einer Ausschreibung (Layout, eigener Bewerberkanal für interne Bewerber, Firmenbeschreibungen, Struktur der Anzeige, Inhalte der Anzeige, Recruiting Medien etc.)
· Jegliche Informationen rund um die Stellenveröffentlichung wie Multi-Posting, Anbindung von Jobbörsen, Online-Bewerberformular, Optik auf der Karriereseite mit Layout, Testverfahren etc.
· Bewerbermanagement (Umgang mit Initiativbewerbung, Bewerberstatus, Formschreiben, Poolbewerbungen und Löschfristen etc.
· Möglicherweise werden Vertragsdokumente sowie BR-Anhörungen auch im Recruiting System etabliert
Nach der Konzeptphase erfolgt die technische Bereitstellung des Systems. Zum großen Teil erfolgt dies in der Cloud. Nur noch wenige Unternehmen gehen hier auf eine on-prem Lösung. Die IT kümmert sich in der Regel um die Domain-Verwaltung, das E-Mail-Management sowie benötigten Schnittstellen
Sobald ein Zugang besteht, kann die Implementierung starten. Die HR-Abteilung wird hier die meiste Arbeit leisten. Es gilt die Führungskräfte anzulegen, Berechtigungen zu vergeben, Systemparameter zu füllen (Jobfamilien etc.), die Workflows entweder selber zu definieren oder dem Dienstleister mitzuteilen. Im späteren Verlauf dann auch die Anzeigen anzulegen und das System zu testen.
Parallel dazu werden Gespräche mit dem Datenschützer und dem Betriebsrat geführt, so dass mit Ende der Implementierung der Übergang in den Roll-out fließend wird.
In der Roll-out Phase startet das System, Führungskräfte werden geschult, alle nutzen das System und Anzeigen sind auf der Website.
Sollten Sie allerdings bereits über ein Recruiting System verfügen, stellt sich die Frage der Migration.
Über folgende Informationen kann man nachdenken:
· Download der Templates, Bilddateien
· Ggf. Export von vorhandenen Anzeigentexten aus dem Archiv als Excel o.a. zur Verhinderung der Neuanlage aller neuen Anzeigen, die bereits existieren
· Laufende Bewerbungen? In der Regel werden diese im alten System abgearbeitet und nicht migriert.
· Poolbewerbungen? Hier wartet man eher im alten System bis die Löschfrist für abgelaufen ist
· Download der Bewerberstatistik: Anonymisierte Bewerber werden in der Regel nicht migriert. Für eine Übergangszeit wird die Download-Datei mit der neuen Statistik aus dem neuen System konsolidiert
Migrationsphase
Achtung. Während der Migrationsphase gibt es womöglich eine Parallelphase. Achten Sie auf folgendes:
Aktuelle Anzeigen, die auf der Karriere-Website sowie bei Jobbörsen, Arbeitsagentur, Social Media etc. veröffentlicht sind. Sobald die Jobs auf der Karriere-Website vom neuen System gesteuert werden, funktioniert der alte Link nicht mehr.
Karriere Seite vom alten System wird deaktiviert, neue Karriere-Seite wird aktiviert. Damit fließen neue Bewerbungen über das neue System und alte Bewerbungen werden im alten System noch abgewickelt.
Führungskräfte und HR haben dann kurzfristig zwei Systeme
Vorsicht mit der Überschneidung von zwei Kalender-Übersichten (Übersicht altes System, Übersicht neues System) insb. für Terminierung
Eine mögliche Kontingentanzeigen müsste ggf. manuell übertragen werden (Rahmenvereinbarungen für Anzeigenkontingente)
Ihr HR|next Team
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