Die Einführung einer digitalen Personalakte bringt ein paar Änderungen mit sich. Klar ist die Akte jetzt nicht mehr physisch, sondern digital vorhanden doch lesen Sie, welche speziellen Hindernisse in unserem Praxisfall zu meistern waren.
Bereits im Rahmen des Auswahlverfahrens wurde überlegt, welche Zielgruppen und Gesellschaften eine digitale Personalakte nutzen sollten. Lohnt es sich wirklich – auch für Praktikanten? Was allerdings übersehen wurde, war dass die Entgeltabrechnung auch noch über eine zusätzliche Personalakte verfügte – quasi eine Zweitakte. Und in dieser Akte waren viele Dokumente, die bereits in der Originalakte auch vorhanden waren – nebst zusätzlichen Dokumenten. Das verdoppelt nicht die Anzahl Lizenzen, aber es führte dazu, dass die Akten konsolidiert werden mussten. Und wer sollte das übernehmen? Welche Version der doppelten Dokumente ist jetzt die richtige? Kann dies der Scan-Dienstleister? Theoretisch schon. Doch der richtet sich nach Vorgaben. Z.B. Datum der Unterschrift, Erstellungsdatum etc. Und im Zweifel stellt er die fraglichen Dokumente auf ein Austauschlaufwerk, um von Ihnen eine Rückmeldung zu erhalten.
Hier galt es tatsächlich in den sauren Apfel zu beißen und die Akten so zu bereinigen, dass keine Doppelungen mehr vorhanden waren. Man könnte selbstverständlich einfach alle Dokumente einscannen und die Doppelungen sukzessive aus dem System löschen. Das würde allerdings die Scan-Kosten verteuern, denn jedes Dokument wird beim Scannen gezählt.
Als große Emotionalität entpuppte sich auch das Berechtigungskonzept.
Wo vormals Sachbearbeitende alle physischen Akten einsehen durften, weil sie in einem Archiv waren und jeder Zugriff hatte, wünscht der Betriebsrat nun eine Akteneinsicht für die Zielgruppen, für die man auch verantwortlich war. Sogar die Personalentwicklung durfte nun nicht mehr die ganze Akte sehen, sondern nur noch definierte Reiter, die für die tägliche Arbeit notwendig waren. Sprechen Sie deshalb frühzeitig mit allen Beteiligten über die Berechtigungen und definieren Sie erst im Anschluss die Struktur der Reiter und Dokumentenart.
Zu guter Letzt wurden im Vorfeld die Budgets zur Implementierung der Personalakte ermittelt. Als es um die Frage der Verscannung der Akten ging, hat der Kunde mehrere Angebote eingeholt und festgestellt, dass der Aktenanbieter selbst für die Verscannung der Akten sehr viel teuer war als die Wettbewerber. Als bekannt wurde, dass man sich für den Wettbewerber entscheiden würde, informiert der Aktenanbieter den Kunden, dass beim Import der Akten zusätzlich Kosten anfallen würden. Das ist in der Regel nichts Außergewöhnliches. Jeder Aktenanbieter rechnet ein paar Tage Aufwand zum Import der gescannten Dokumente. Allerdings verlangte dieser Anbieter nun pro gescanntes Dokument einen Betrag X. Die Mehrkosten summierten sich auf über 20.000 Euro. Nur durch eine geschickte Strategie und dem nächtlichen Import der Dokumente über einen Bypass konnte man die Summe radikal reduzieren. Umso wichtiger ist es eigentlich bereits im Rahmen der Suche, nach einem Aktenanbieter, Importwege und Kosten vorab zu klären.
Damit Sie diese und andere Fehler vermeiden, haben wir ein Lernvideo zur Wissensvermittlung erstellt, das zusammen mit dem Konzeptpapier alle Themen rund um die Akteneinführung beinhaltet.
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