In dem aktuellen Blog wollen wir uns um das Thema Recruiting mithilfe P+I Loga beschäftigen. Dabei fokussieren wir uns auf die Anzeigenerstellung über das Bewerbermanagement bis zur Betriebsratsanhörung (MAV-Anhörung) und Vertragserstellung.
Ausschreibung
Basis für eine Anzeigenschaltung bzw. Stellenveröffentlichung ist eigentlich der Stellenplan. Mithilfe des Stellenplans können Führungskräfte einen digitalen Besetzungsantrag stellen. Wer in seinem Stellenplan (SOLL-Werte) bereits Qualifizierungsanforderungen also ein Profil hinterlegt hat, der profitiert nun bei der Veröffentlichung davon. Denn alle vorhandenen Daten, die bei einer Stelle hinterlegt sind, können in die Ausschreibung übernommen werden beispielsweise befristete Stelle, Eingruppierung, Stellenanforderungen etc.
Pro Stelle können auch unterschiedliche Parameter für das Online-Bewerbungsformular eingestellt werden. Wer also eine Azubi Stelle ausschreibt, kann nun bei der Ausschreibung noch z.B. Mathe Note als Feld ergänzen. Damit müssen dann die Bewerber dieses Feld bei der Bewerbung angeben.
Vom System geht’s dann mit der Anzeige auch direkt auf die Karriereseite. Die Karriereseite ist nicht inkludiert in der HR-Suite. Die Unternehmens-Homepage hat in der Regel einen Button/Text „Karriere“. Mit Klick auf den Link ist man auf der Karriere-Seite, die graphisch immer noch in einem CRM-System hinterlegt ist. Hier eingebettet sind die Anzeigen, die dann seitens P+I veröffentlicht werden. Also die Auflistung der Stellen, die Kategorisierung, die Filterung für Bewerber – dies alles erfolgt in der HR-Suite. Mit Schnittstellen können Jobs auch zu Jobbörsen übermittelt werden. Ein direkter Absprung von der Anzeige der Jobbörse zu dem veröffentlichten Anzeigen auf der Karriereseite ist dabei möglich. (bei einigen anderen Recruiting Systemen landet man unglücklicherweise immer nur auf der „Karriere-Seite“ nicht auf der Anzeige selbst).
Ein Standard-Prozess mit Datenschutzerklärung und Zustimmung des Bewerbers erfolgt, sobald sich der Bewerber über das inkludierte Bewerberformular bewirbt.
Terminierungen werden in das Outlook übermittelt. Was wir vermissen, ist die Option Bewerbern mehrere Termine anzubieten, diese Termine sind dann als Blocker im Outlook, Bewerber nehmen einen Termin, damit ist der Termin dann bestätigt. (also mehrere Termine für unterschiedliche Bewerber).
Bewerbermanagement
Automatisierte Eingangsbestätigungen mit Übermittlung der Bewerber ist state-of-the Art. Das Bewerbermanagement ist anders, als man es üblicherweise in Recruiting Systemen kennt. P+I spricht hier von „Runden“ weniger von Statuswechsel. Ein Bewerber durchläuft hier also verschiedene Runden (z.B. Sichtung Personal, Entscheidung Führungskraft, 1. Gespräch, 2. Gespräch etc.) Für all diese Schritte gilt es „Runden“ anzulegen. Runden sind Ordner im System. Der Bewerber rutscht dann von Runde zu Runde (optisch von Ordner zu Ordner).
Für unterschiedliche Zielgruppen können unterschiedliche Rundenverfahren fest hinterlegt werden. Bei der Anzeigenschaltung entscheidet man sich für eine der Rundenvarianten, die man dann der Ausschreibung mitgibt. Beispielsweise Praktikanten werden direkt von der Führungskraft gesichtet und haben nur 1 Gespräch. Professionals werden seitens Personal gesichtet, danach die Führungskraft, im Anschluss ein Telefoninterview, dann das Erstgespräch etc.
Wir empfehlen hier solche Logiken als Standard zu hinterlegen. Wer das nicht macht, der muss die „Runden“ also die Ordner bei der Ausschreibung manuell im Verfahren anlegen. Das ist nervig und führt dann zu unsauberen Statistiken. Jeder legt dann die Ordner textlich so an, wie er möchte. Und wenn man übergreifend wissen möchte, wie viele Bewerber zum 1. Gespräch gekommen sind, dann wird dies schwierig, da einige 1. Gespräch hinterlegen und die anderen Erstgespräch.
Das Berechtigungskonzept hängt auch an den „Runden“ (wer darf wann welche Bewerber sehen).
Betriebsratsanhörung/MAV-Beteiligung/Personalrat
Die Betriebsratsanhörung ist eigentlich nichts anderes als auch eine weitere „Runde“. Die Bewerber werden dann in den nächsten Ordner Betriebsrat geschoben. Um nun die formale Anhörung durchzuführen, kann entweder über HR-Prozesse oder Doku3 ein Workflow initiiert werden, so dass formale Genehmigungen/Zustimmungen erfolgen.
Vertragserstellung
Sobald die Zustimmung vorliegt kann nun mit Doku3 ein Vertragsdokument erzeugt werden. In Doku3 können Briefvorlagen/Vertragsvorlagen im System hinterlegt werden. Das Dokument zieht sich vorhandene Daten aus der HR-Suite (also Name/Vorname etc.). Die kompletten Vertragsdaten sind allerdings noch nicht im Bewerber-Modul. Nun gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder muss der Bewerber nun vorfristig in das Personalmanagement übernommen und die Vertragsdaten komplettiert werden, um die Inhalte in das Dokument zu bringen (Achtung Bewerber hat ja noch nicht unterschrieben; Personalnummer wird erzeugt, bei nicht Unterschrift, wird diese wieder gelöscht) oder man erzeugt mit Doku3 den Vertrag mit den vorhandenen Daten und komplettiert manuell im Dokument die Vertragsdaten (Achtung, diese Daten speichern sich allerdings nicht zurück in die HR-Suite).
Theoretisch wäre die vorfristige Erfassung bzw. Übernahme der Daten in das Personalmanagement die bessere Variante, da sich die Fehlerquelle durch Reduzierung von Doppelerfassung verringert. Allerdings braucht man hierzu etwas Mut. Für die Abrechnung passiert nichts. Die Bankverbindung ist nicht drin. Und erst wenn im Eintrittsmonat der Abrechnungslauf durchgeführt wurde, kann die Personalnummer nicht mehr gelöscht werden. Wer sie schon vorher nicht löschen kann, sollte dies mit dem zuständigen Super-User klären.
Im nächsten Blog geht es dann weiter mit dem Thema Onboarding.
Ihr HR|next Team
Möchten Sie unsere Neuigkeiten nicht verpassen? Dann registrieren Sie sich für unseren Newsletter.