Die wichtigste Voraussetzung um Self-Service für in der Loga Zeitwirtschaft durchzuführen, ist die das Modul Zeitwirtschaft sowie der ausgerollte Stellenplan. Viele lachen vermutlich jetzt. Doch so ganz klar ist das nicht. Denn eigentlich gibt es das Mitarbeiterportal bereits, sobald Stammdaten da sind. Das hat aber mit Workflows und Zeitwirtschafts nichts zu tun.
Um Genehmigungsprozesse einzuführen – also z.B. digitale Urlaubsanträge – bedarf es den Stellenplan. Denn dieser sagt ja, wer der Vorgesetzte ist. Achtung – teilweise werden andere Personen als der Vorgesetzte Urlaubsanträge genehmigen. Auch dies kann im Stellenplan vermerkt werden z.B. durch Teams.
Die zweite Voraussetzung ist die Zeitwirtschaft als Modul. Wer vormals im Rahmen von externen Einsatzplanungen Daten in Loga reinlaufen ließ, hat die Zeitwirtschaft noch nicht etabliert. Um digitale Urlaubsanträge abzubilden, muss die Basis – also das Modul Zeitwirtschaft implementiert und gepflegt sein. Konkret – wer keinen Urlaubsanspruch in Loga hat, kann dem Mitarbeitenden auch keinen Urlaubssaldo im Portal anzeigen. Wie soll er dann Urlaub beantragen? Wer bis dato seine Arbeitszeitmodelle nicht gepflegt hat – der kann auch keine Urlaubsanträge etablieren. Denn wie soll das System denn sonst wissen, ob der Mitarbeitende am Dienstag und Donnerstag arbeitet. Wie viele Tage Urlaub eine Woche beinhalten?
Nach der Voraussetzung der Basisdaten (Stellenplan, Modul Zeitwirtschaft implementiert, Daten korrekt vorhanden) kann es weiter gehen.
Urlaubsanträge/Sonderurlaubsanträge
Digitale Urlaubsanträge - Sonderurlaubsanträge sind möglich mit Genehmigungsprozess zum Vorgesetzten. Beim Sonderurlaubsantrag erfolgt der gleiche Prozess – allerdings kann hier der Mitarbeitende den Grund erwähnen und nach Genehmigung der Führungskraft wird der Workflow zur HR-Abteilung übermittelt, die den Vorgang genehmigt. Bei Bedarf können auch Pflichtdokumente beigefügt werden.
Im Rahmen des Rollouts sollte nur achtsam damit umgegangen werden, dass ggf. manuelle Anträge noch unterwegs sind, die sich mit dem digitalen Start überschneiden.
Stempeln am PC über App
Die Alternative zur Stempelung am Terminal ist das Stempeln am PC oder über ein App.
Krank ohne Attest
Wer Krank ohne Attest von Krank mit Attest unterscheidet, der hat einen Genehmigungsworkflow etabliert, in welchem der Mitarbeitende seine Zeiten korrigieren kann. Bei nicht Stempelung im Falle einer Krankheit ohne Attest, fallen die Zeiten ins Minus. Um diese zu korrigieren, startet der Mitarbeitende einen Genehmigungsprozess der seitens der Führungskraft genehmigt wird. Somit sind seine Zeiten wieder korrigiert
Kind krank
Analog zum Krank ohne Attest – erfolgt auch der Prozess Kind krank. Der Mitarbeitende meldet seine Abwesenheit per Genehmigungsworkflow zur Führungskraft. Nach Genehmigung wird der Workflow an die Personalabteilung weitergeleitet, der diesen freigibt und die Folgeprozesse wahrnimmt.
Krank mit Attest - neu
Der künftige neue Prozess Krank mit Attest bzw. dann neu ohne Attest ist extrem wichtig. Denn künftig bleibt das Attest aus – allerdings benötigt das Unternehmen ja eine Mitteilung der Krankheit. Hier entsteht auch ein Self-Service Prozess. Der Mitarbeitende meldet als Platzhalter „Arztmeldung“ – also der Arzt hat mich krankgeschrieben mit den Daten von bis. Dieser Workflow geht zur Führungskraft und weiter an die Personalabteilung. Dieser Datensatz wird dann auch das digitale Attest einfordern.
Kur
Ein bisschen analog dem Krank mit Attest erfolgt auch die digitale Meldung für die Kur. Der Mitarbeitende pflegt die Kurzeiten und kann das Dokument hochladen. Der Workflow erfolgt über die Führungskraft zur Personalabteilung.
Fazit
Grundsätzlich sind digitale An- und Abwesenheitsanträge für Loga eigentlich kein Problem mehr. Ein Problem wird es allerdings dann, wenn unterschiedliche Gesellschaften unterschiedliche Prozesse etablieren möchten. Beispielsweise Gesellschaft A: Mitarbeitende stellt Antrag Urlaub, Vorgesetzte genehmigt und damit erledigt. Gesellschaft B: Mitarbeitende stellt Antrag, Vorgesetzter genehmigt und Personal muss freigeben. In diesem Fall sind beide Prozessvarianten im Portal ersichtlich, was zu Irritation führen wird. Wer dies optisch trennen will, muss auch das Portal auf die Gesellschaftsebene heben. Das hat allerdings zur Konsequenz, dass dann sämtliche andere Informationen/Prozesse auch parallel implementiert werden müssen. Eine Harmonisierung der Prozesse Gesellschaftsübergreifend macht hier definitiv Sinn.
Nicht zu unterschätzen ist auch die Implementierung dieser Prozesse. Die Workflows sind nicht das Problem. Eher die Basis – der Stellenplan sowie die Basisdaten. Wer vormals manuell Urlaubsanträge durchführte, wird überrascht sein, wie aufwändig das Thema Resturlaub und Abstimmung Resturlaubskonto wird oder auch die Arbeitszeitmodelle, die möglicherweise vormals nur mündlich existieren mit einer Tagewoche. (Stichwort: Mitarbeitende arbeiten 5 Tage – aber mündlich vereinbart unter der Woche mehr als am Freitag).
Wir hoffen, Ihnen hiermit ein bisschen mehr Transparenz geschaffen zu haben und freuen uns, nächste Woche mit dem Thema Outsourcing Payroll mit Loga weiter unterstützen zu können.
Ihr HR|next Team
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