Bereits im letzten Blog sprachen wir über SF/EC und insbesondere den Stellenplan in Kombination mit SAP. Vergessen wir bitte nie, dass das führende System Successfactors wird. Die Maßnahmen erfolgen künftig stets im SF/EC.
Starten wir mit dem Stellenantrag.
Die Führungskraft kann im SF/EC eine Stelle anlegen und diese mithilfe eines Genehmigungsprozesses „freischalten“ lassen. Ohne Stelle existiert auch keine Stellenbesetzung.
Der zweite wichtige Workflow ist der Stellenbesetzungsantrag. Die Führungskraft kann nun die freie Stelle auswählen und diese im Rahmen eines Genehmigungsworkflows zur Ausschreibung bringen. Achtung hier erfolgt noch nicht die Besetzung der Stelle, sondern lediglich die Info zur Besetzung. Wir empfehlen dies im SF/EC durchzuführen, da bei der Stelle auch die Ausschreibungsaktivitäten hinterlegt werden können. Denn nicht jede Stelle wird auch ausgeschrieben. Um eine gute Statistik zu erhalten, ist es sinnvoller, dies bei der Stelle zu hinterlegen. Also welche Aktivitäten zur Besetzung wurden wann durchgeführt. So sieht die Führungskraft jederzeit den Status der Ausschreibung – auch wenn dies über eine Zeitarbeit oder über den Personalberater erfolgt. Wer nur online rekrutiert, der kann allerdings die Recruiting Medien und Kosten auch bei der Ausschreibung hinterlegen. Allerdings verfälscht es häufig die Auswertung, da über eine Ausschreibung ja auch mehrere Personen eingestellt werden können. Im SF/EC ist es eher Person/Stelle.
Die weiteren wichtigen Workflows sind diejenigen zur Vertragsveränderung – also Vertragsverlängerung, Versetzung, Arbeitszeitänderung, Entgeltveränderung etc.
Bei der Vertragsverlängerung erhält die Führungskraft automatisch eine Aufgabe mit der Rückmeldung, den Mitarbeitenden zu verlängern (befristet/unbefristet) oder zu beenden. Soll eine Verlängerung erfolgen, kann die Führungskraft nun bei der Stelle einen Workflow zur Vertragsverlängerung initiieren, der über mehrere Stellen genehmigt und dann zum Betriebsrat zur Zustimmung übermittelt wird. Die Personalabteilung nutzt nun eine integrierte Dokumentenerzeugung und kann eine Vertragsverlängerung erstellen, diese digital unterschreiben und automatisiert in die digitale Akte archivieren lassen. Die Daten sind nun alle in SF/EC gespeichert und synchronisieren sich mit SAP. Achtung, dies erfolgt selbstverständlich nicht im Standard. Hier gilt es alle vertragsrelevanten Informationen (Felder) in SF/EC zu portieren und sie dann mit SAP zu synchronisieren. Denn weder eine Eingruppierung noch Arbeitszeiten etc. sind im Standard vorhanden. Auch die integrierte Dokumentenerzeugung mit Akte existiert nicht. Dies ist über einen zertifizierten Partner anzuschaffen und per Schnittstelle zu verbinden.
TIPP Die Vergütung in Euro ist im Standard nicht vorhanden. Bevor diese allerdings mühsam von SAP zu SF synchronisiert werden muss, ist es zu empfehlen, auf die Verträge keine Beträge, sondern lediglich die Eingruppierung zu erwähnen.
Analog der Vertragsverlängerung erfolgen auch Versetzungsprozesse, Arbeitszeitänderungen, Tätigkeit während Elternzeit etc. Mit dem kleinen Unterschied, dass die Arbeitszeitänderung sowie Tätigkeit während Elternzeit vom Mitarbeitenden aus initiiert wird. Der Versetzungsprozess muss vom Aufnehmenden gestartet werden, denn nur er kann die künftige Stelle auswählen und den Workflow starten.
Der Prozess der Probezeit existiert in SF bereits als Standard. Allerdings finden wir es etwas unglücklich, dass es bei „nicht bestanden“ keine Rückmeldung zum Personalreferenten gibt. Auch eine Bewertung existiert nicht. Deshalb realisieren wir dies im Modul Performance/Goals, das wir nächste Woche vertiefen.
Ihr HR|next Team
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