Nach erfolgreicher Festlegung welche Module und künftige Anforderungen strategisch relevant sind, kann ein Lastenheft erstellt werden. Dabei werden die notwendigen Anforderungen im Detail beschrieben. Wer ein Lastenheft schreibt, sollte dies nicht auf eine abstrakte Art und Weise schreiben. Ein Lastenheft macht nur Sinn, wenn die Anforderungen sehr detailliert beschrieben werden. Z.B. denkt man in der Abrechnung bestimmt, dass es irrelevant ist, wie viele Stellen eine Personalnummer im System abbilden kann und fragt nicht spezifisch danach. Das ist ein großer Fehler, denn genau da fängt der Unterschied der Systeme an. Nur ein hoher Detaillierungsgrad der Lastenhefte bringt die Unterschiede der Systeme zum Vorschein. Jedes Bewerbersystem kann mittlerweile Bewerbungen an Führungskräfte weiterleiten. Eine abstrakte Frage, dass Bewerbersysteme Führungskräfte Zugriff erlauben, ist damit sinnlos.
Mit der Finalisierung des Lastenheftes und der Klarheit, welche Module ggf. in einem System integriert sein sollen, kann eine Anbieter-Long-List erstellt werden. Diese Dienstleister werden dann angeschrieben.
Achten Sie darauf, dass Sie in erster Linie eine Produktentscheidung treffen wollen und noch keine Dienstleister-Entscheidung. Den Implementierungspartner können Sie ggf. immer noch im Laufe des Verfahrens ändern.
TIPP: Falls man ggf. K.O.-Kriterien gesetzt hat und die Long-List zu lang ist, kann man in einer kurzen Vorabanfrage die K.O.-Punkte abklären. Ggf. reduziert dies die Anbieterliste schon und es spart allen Beteiligten viel Arbeit (insbesondere bei Fremdsprachen im System).
Bitte vergessen Sie nicht, vorab den Einkauf und die IT zu kontaktieren. Beide Parteien haben ggf. Standardformulare zum mitversenden, um Informationen zum Dienstleister sowie zur Technik abzufragen.
Um die Kosten der unterschiedlichen Dienstleister besser vergleichen zu können, bietet es sich an, in der Ausschreibung gleich ein standardisiertes Formular beizufügen. Dort trägt der Dienstleister dann die Kosten ein, zusätzlich zur Übersendung des Angebots.
In der Regel benötigen Dienstleister so ca. 3 Wochen, um Lastenhefte auszufüllen. Planen Sie insofern genug Zeit ein. Aber legen Sie einen Rücksende-Termin fest.
Ihr HR|next Team
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