Nach erfolgreicher Erstellung der Ausschreibung und der Versand an den Dienstleister beginnt das Warten auf die Rückantworten. In der Regel benötigen Dienstleister ca 3 - 4 Wochen zur Beantwortung von IT-Lastenheften.
Nach Erhalt aller Rückmeldungen erfolgt die Analysephase. Hier werden alle Lastenhefte geprüft und verglichen. Ziel ist es eine Gegenüberstellung der Funktionalitäten sowie der Kosten zu erstellen. Achten Sie darauf, dass die Lastenhefte vollständig ausgefüllt vorliegen und dass sich in Bemerkungsfeldern kein Widerspruch zur funktionalen Antwort auftut.
Bei der Erstellung der Short-List (ca. 4 Anbieter) kann durchaus auch das Standing des Herstellers/Dienstleisters eine Rolle spielen.
Wie viele Mitarbeitende hat der Dienstleister? Ist dieser auf HR spezialisiert? Wie viele Entwickler für HR-Module gibt es? Wie hoch ist der Umsatz/Mitarbeitenden? Wie viel Euro wird in die Entwicklung investiert? Wie viele Partner hat dieser Hersteller?
Achten Sie darauf, dass Sie ein so geringes Risiko wie möglich bei der Auswahl des Herstellers/Dienstleisters tragen.
Mit Festlegung der Short-List werden die Dienstleister eingeladen - je nachdem vor Ort oder online. Wichtig hierbei ist eine klare Agenda vorzugeben. Vermerken Sie auf der Agenda insbesondere die Punkte, die im Lastenheft widersprüchlich waren. Senden Sie die Agenda frühzeitig zum Dienstleister und achten Sie in der Präsentation dann darauf, wie sehr dieser der Agenda nachkommt und wie gut sein Time Management war, um alle Punkte durchzusprechen. So wie er in der Präsentation mit Ihnen umgeht, so wird er auch im Projekt mit Ihnen arbeiten.
Überlegen Sie sich vor der Präsentation wie das Scoring ausfallen soll, z.B. Fachliche Anforderungen: 40%, Kosten: 30%, Dienstleister-Bewertung X%, Usability Y%, etc.
Ihr HR|next Team
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